Sprawdziłeś już, że będziesz musiał korzystać z kasy fiskalnej. Doświadczony dostawca technologii tego typu wyjaśnił Ci, jak wygląda procedura instalacji urządzenia rejestrującego. Nadal jednak zastanawiasz się, który model sprawdzi się w Twojej firmie. Do jakich kwestii warto przywiązywać wagę?
Kasa czy drukarka fiskalna?
Kasa to samodzielne rozwiązanie technologiczne, natomiast drukarka do działania wymaga zastosowania komputera. Użytkownik pierwszego z wymienionych urządzeń może zaprogramować bazę towarową bezpośrednio na nim, nawet przy użyciu klawiatury. W przypadku drukarki rejestrującej, informacje o elementach asortymentu są przesyłane na bieżąco z jednostki centralnej.
Kasy fiskalne oferują zdefiniowanie od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy pozycji towarowych. Większość modeli posiada też klawiatury alfanumeryczne, które pozwalają na zdefiniowanie szybkiej sprzedaży. W drukarkach liczba przycisków jest zazwyczaj mniejsza, ale umożliwiają one pracę z obszerniejszym asortymentem. Przykładem takiego urządzenia jest Novitus HD E. Przy pomocy tej drukarki można obsłużyć do 1 000 000 towarów i usług.
Urządzenie z kopią tradycyjną lub modułem elektronicznym
Przepisy wymagają od podatnika przechowania kopii paragonu przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym został on wystawiony. Wybór urządzenia rejestrującego to też decyzja dotycząca sposobu archiwizowania danych: tradycyjnego (papierowego) lub elektronicznego (na karcie pamięci).
Kasa z kopią papierową będzie nieznacznie tańsza, ale do pracy niezbędne będzie stosowanie 2 rolek, co oznacza większe koszty eksploatacji. Ponadto, wydruki należy przechowywać przez ponad 5 lat, więc przedsiębiorca musi zadbać o ich czytelność i stworzyć im odpowiednie warunki składowania.
Urządzenie wyposażone w moduł elektroniczny to nieco większy wydatek, lecz korzysta tylko z 1 rolki. Dzięki temu zmniejszają się wydatki na materiały eksploatacyjne, a instalacja papieru jest znacznie łatwiejsza. Co więcej, kopie paragonów zgromadzone na karcie można zapisać na komputerze lub innym nośniku danych, zwiększając bezpieczeństwo ich archiwizacji.
Pomyśl o gabarytach swojej kasy fiskalnej
To wbrew pozorom istotna kwestia, nie tylko w przypadku mobilnego świadczenia usług. Również na stacjonarnym stanowisku pracy, szczególnie w ograniczonej przestrzeni, można zainstalować niewielką kasę lub drukarkę. A postęp techniczny sprawił, że dziś nie stanowi to najmniejszego problemu i nie oznacza konieczności rezygnacji z zaawansowanych funkcji. Małe urządzenie również może obsłużyć dużą bazę towarową oraz przechować kopie paragonów w formie cyfrowej. Natomiast komfort jego użytkowania będzie zdecydowanie większy.
